• “É preciso criar uma cultura de planejamento!”

O início do ano é um momento decisivo para um bom gestor de condomínios: um trabalho mais árduo neste momento evita uma série de problemas no decorrer do ano, ou seja, quem administra um prédio precisa fazer um esforço extra: o de elaborar as metas e a previsão orçamentária do corrente ano. A assembleia para aprovação do orçamento, assim como a de prestação de contas, é obrigatória ao menos uma vez por ano de acordo com a lei dos condomínios. Mas a sua importância não se deve unicamente a isso: quem deixar minuciosamente estipulado quanto vai gastar com cada setor nos 12 meses seguintes e de onde virá o dinheiro, ganha em tranquilidade e credibilidade. Isso significa que um trabalho mais minucioso  neste período pode auxiliar em uma série de problemas que podem surgir ao longo do ano.

Nessa situação inclui estudar despesas extraordinárias, como benfeitorias e reformas. Se o condomínio precisa de um novo hall de entrada ou da instalação de um circuito de TV, essa é a hora de planejar. Sem um plano mínimo do tipo, acaba dificultando o trabalho da própria administração, pois com metas o fluxo do trabalho flui. Para facilitar podemos dividir o  prédio  em departamentos: o de segurança, manutenção de equipamentos, infraestrutura e assim por diante.           

Seria preciso analisar a necessidade de despesas em cada um desses setores para fazer uma boa previsão orçamentária. O síndico que trabalha assim tem o benefício de enxergar o condomínio como um todo.

Elencar desta maneira os investimentos mais urgentes de um condomínio é uma tarefa complicada, que exige bom senso e participação. Cada condomínio tem uma prioridade ou setor que necessite de atenção mais emergencial. É preciso avaliar que tipo de melhorias ou reformas são mais essenciais e proporcionariam mais conforto, valorização do imóvel, redução de custos e segurança. Essa tarefa não cabe unicamente ao síndico. É preciso conversar com os moradores e ter o apoio de conselheiros para definir as prioridades. Nessas horas, conta muito o espírito de equipe da administração.

Além de pensar nas possíveis reformas , o síndico também tem que estar atento a uma série de variáveis que influem na previsão de orçamento de um condomínio. Os fatores mais básicos são as despesas sazonais, como o décimo terceiro salário dos funcionários e gastos como a conta de água no verão, que precisam ser computados e divididos na conta do ano todo. Estudar as despesas do conjunto nos anos anteriores ajuda a ter uma noção mais concreta do cálculo.

Outro fator que precisa ser lembrado na hora de estipular a previsão é a margem de segurança como prevenção a aumentos repentinos de custos, e também  se precaver em relação a variáveis externas. Em uma economia sujeita a instabilidades como a brasileira, uma eventual alta fulminante do dólar pode alavancar o preço de despesas essenciais do prédio.

A situação da economia no país também pode afetar o condomínio indiretamente: se houver uma tendência de forte recessão no mercado, a inadimplência vai aumentar durante o ano. Feitos todos os cálculos, é hora de divulgar a previsão aos condôminos. Agir com essa transparência e esmero, mostrando um mapeamento de detalhes de receitas e gastos do condomínio, não só proporciona um diferencial na gestão como evita futuras críticas e mostra respeito aos outros proprietários, que são quase como clientes do síndico. É preciso que surja uma cultura de planejamento. Com um orçamento bem elaborado e programado, a gestão das finanças no resto do ano pode ser reduzida a um controle e acompanhamento das metas estabelecidas, com um mínimo de ajustes. Ou seja: sinônimo de estabilidade, sem caixa no vermelho ou assembleias para aprovar aumento na taxa do condomínio.

Administrar e Intermediar ações é o nosso compromisso com você!

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